Bawaslu Padang Pariaman Mengadakan Bimbingan Teknis Pengelolaan Administrasi Kearsipan bagi Panwascam Kecamatan

Pauh Kambar, Badan Pengawas Pemilu Kabupaten Padang Pariaman pada Selasa, 28 Februari 2023 menyelenggarakan Bimbingan Teknis kepada Panwaslu KEcamatan se-Kabupaten Padang Pariaman mengenai pengelolaan Administrasi Kearsipan pada Gedung Serbaguna RM Sambalado, Pariaman.

Kegiatan Bimtek Kearsipan ini dibuka oleh Ketua Bawaslu Padang Pariaman, Anton Ishaq. Dalam sambutannya beliau menjelaskan bahwa kegiatan ini dilakukan bertujuan untuk memberikan penjelasan dan pemahaman kepada Divisi SDMO Panwaslu Kecamatan terkait tatakelola kearsipan.

Anton Ishaq selaku Ketua Bawaslu Kabupaten Padang Pariaman sekaligus Koordinator Divisi SDMO menjelaskan bahwa sistem kearsipan merupakan proses kerja yang ada didalam sebuah organisasi yang bertujuan untuk mengelola semua dokumen yang ada didalam organisasi itu sendiri, maksud dari pengelolaan dokumen ini bertujuan untuk memudahkan pengelolaan kembali sebuah informasi yang ada didalam sebuah dokumen untuk menunjang proses kerja ataupun sebagai bahan rujukan informasi terdahulu. Untuk kearsipan di Bawaslu berpedoman pada Perbawaslu Nomor 11 Tahun 2020 Tentang Klasifikasi Arsip dan Perbawaslu No. 13 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas.

Selanjutnya, Kiswati, SS.M.AP, selaku Kabid Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan menguraikan strategi keberhasilan pengelolaan arsip dengan menekankan pentingnya pemahaman Panwaslu Kecamatan mengenai ketentuan dalam pengelolaan kearsipan yang mengacu pada UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. UU tersebut mengubah fokus pengelolaan arsip, dahulu lebih menekankan pengelolaan arsip statis, namun sekarang lebih fokus pada pengelolaan arsip dinamis.

Sebuah sistem kearsipan yang baik mampu mengintegrasi semua kebutuhan akan pencarian informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat. Oleh karena itu, proses pengelolaan dokumenpun terkait dengan proses penciptaan dokumen itu sendiri, bagaimana mengklasifikasikan sumber dokumen secara tepat mampu membuat proses pengindeksan dokumen menjadi lebih cepat.

Karena secara tidak langsung tatakelola dokumen ini merupakan salah satu supporting yang sangat penting bagi hampir setiap proses kerja yang ada atau malah salah satu faktor penunjang keputusan dalam sebuah proses maka tentu saja tatakelola ini juga harus mempunyai faktor security yang sangat baik, karena tidak semua orang boleh mengakses dokumen tertentu maka proses satu pintu merupakan salah satu opsi yang sangat baik, yang dimaksud satu pintu disini adalah harus ada sebuah divisi yang bertanggung jawab atas keluar masuknya dokumen sehingga apabila seseorang ingin menggunakan dokumen yang ada harus dengan sepengtahuan dan ijin dari pihak terkait.